Gravar assembleias de condomínio: o que diz a lei

Gravar uma assembleia de condóminos parece simples: prime-se o botão e a gravação fica a correr. Mas a gravação de voz envolve dados pessoais, e isso traz responsabilidades. Muitos gestores perguntam-nos o mesmo: é legal gravar? E o que preciso de fazer?

Este artigo dá um enquadramento geral. Não é aconselhamento jurídico, e a lei pode mudar. Onde não temos a certeza, escrevemos [VERIFICAR]: confirme sempre com a sua assessoria jurídica.

Porque é que a gravação levanta questões

A voz de uma pessoa permite identificá-la. Numa assembleia, a gravação regista também o que as pessoas dizem sobre as suas frações, dívidas, conflitos e opiniões. São informações que, juntas, são dados pessoais.

Por isso, a gravação enquadra-se no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e na legislação portuguesa que o complementa. [VERIFICAR: referência exata da lei nacional de execução do RGPD]

O enquadramento geral

A propriedade horizontal

A organização dos condomínios e das assembleias está regulada, no essencial, no Código Civil, no regime da propriedade horizontal. Esse regime define como se convoca a assembleia, como se vota e como se regista o que foi deliberado. [VERIFICAR: artigos aplicáveis]

Pelo que sabemos, o regime da propriedade horizontal exige o registo das deliberações em ata, mas não regula expressamente a gravação áudio da assembleia. [VERIFICAR: confirmar se existe norma específica]

O RGPD

O RGPD estabelece princípios que se aplicam a qualquer gravação:

Licitude, lealdade e transparência. Quem é gravado deve saber que está a ser gravado.
Limitação das finalidades. A gravação só pode servir a finalidade anunciada, por exemplo, apoiar a elaboração da ata.
Minimização. Só devem ser tratados os dados necessários.
Limitação da conservação. O áudio não deve ficar guardado mais tempo do que o necessário.
Integridade e confidencialidade. A gravação deve estar protegida.

Fundamento para tratar os dados

Para tratar dados pessoais é preciso um fundamento. O consentimento é um deles, mas não é o único. Em alguns casos, o interesse legítimo ou o cumprimento de uma obrigação legal podem ser relevantes. Qual é o mais adequado para uma assembleia de condóminos? Essa pergunta deve ser respondida com a sua assessoria jurídica. [VERIFICAR]

Boas práticas para gravar com mais segurança

Não existe uma fórmula única, mas há práticas que reduzem o risco.

1. Avise na convocatória

Inclua na convocatória uma frase que informe os condóminos de que a assembleia será gravada, para que finalidade e durante quanto tempo o áudio será guardado. Assim, ninguém é apanhado de surpresa.

2. Anuncie no início da assembleia

No início da sessão, diga em voz alta que a assembleia está a ser gravada, para que fim e quando o áudio será apagado. Dê espaço para objeções. Um anúncio simples pode ser:

«Antes de começarmos, informo que esta assembleia está a ser gravada em áudio, apenas para ajudar na elaboração da ata. O áudio será apagado depois de a ata ser aprovada. Quem tiver objeções pode manifestá-las agora.»

3. Registe o anúncio na ata

Escreva na ata que a gravação foi anunciada e que nenhum condómino se opôs, ou que determinada pessoa manifestou oposição. Este registo ajuda a demonstrar que houve informação.

4. Tenha uma resposta para quem se opõe

O que acontece se um condómino disser que não quer ser gravado? A administração deve ter um procedimento previsto. [VERIFICAR: opções juridicamente seguras, por exemplo, interromper a gravação durante a intervenção dessa pessoa]

5. Limite a finalidade

Use o áudio apenas para elaborar a ata. Não o partilhe com terceiros, não o envie por mensagens e não o use para outros fins.

6. Defina quanto tempo guarda o áudio

Defina e cumpra um prazo. Uma prática simples é apagar o áudio depois de a ata ser aprovada. [VERIFICAR: se a lei ou o regulamento do condomínio exigem prazo diferente]

7. Proteja o ficheiro

Guarde a gravação num local com acesso restrito. Evite deixá-la no telemóvel pessoal ou em pastas partilhadas sem controlo.

E se usar um serviço externo para transcrever?

Se enviar o áudio para um serviço externo, como a Vozata, esse serviço passa a tratar dados pessoais em seu nome. Nesse caso, a administradora é, em regra, a responsável pelo tratamento, e o serviço é um subcontratante. O RGPD exige um contrato escrito entre os dois, com garantias sobre segurança, confidencialidade e eliminação dos dados. [VERIFICAR: qualificação jurídica concreta]

Antes de escolher um serviço, pergunte:

Onde ficam alojados os dados? Estão dentro da União Europeia?
Há contrato de subcontratante?
O áudio é apagado? Quando?
O fornecedor usa o áudio para treinar modelos?
Quem tem acesso aos dados?

Na Vozata, o áudio é apagado depois de a ata ser aprovada, os dados ficam alojados na União Europeia e assinamos um contrato de subcontratante. [VERIFICAR: confirmar cada ponto antes de publicar]

Dúvidas frequentes

Preciso do consentimento de todos? Depende do fundamento escolhido e do caso concreto. Recomendamos informar sempre e registar o anúncio. A resposta jurídica exata deve vir da sua assessoria. [VERIFICAR]

A gravação substitui a ata? Não. A gravação apoia a elaboração da ata, mas o registo oficial é a ata aprovada e assinada.

Posso partilhar a gravação com os condóminos? Em regra, deve evitar-se, porque a gravação contém dados de terceiros. Se um condómino pedir acesso, consulte a sua assessoria. [VERIFICAR]

Conclusão

Gravar uma assembleia pode poupar muito tempo, mas exige transparência. Avise na convocatória, anuncie no início, registe na ata, limite a finalidade e apague o áudio quando já não for necessário. Com estes cuidados, a gravação é uma ferramenta útil e responsável.

Quer ver um texto-modelo de aviso e de anúncio? Veja a secção de RGPD na página inicial ou peça um piloto.